Dział obsług klienta jest w stanie obsłużyć dziennie skończoną ilość zgłoszeń. W przypadku urlopów, dni wolnych lub zdarzeń losowych ilość obsłużonych zgłoszeń maleje. Skalowanie w takim modelu jest możliwe jedynie przez dokładanie kolejnych etatów. Baza wiedzy rozwiązuje ten problem i w znaczącym stopniu redukuje koszty stałe.

Dział obsług Klienta nie musi za każdym razem tworzyć odpowiedzi „od nowa”. Artykuły z bazy wiedzy mogą być przekazywane Klientom w formie linków lub jako skopiowana treść.

Baza wiedzy może być wykorzystywana jako wsad (prompt) dla chatbota. Dzięki temu chatbot może szybko dostarczyć informacje, których manualne wyszukiwanie kosztowałoby wiele czasu i energii.

Pierwsza odpowiedź na pytanie Klienta może zostać udzielona natychmiast w sposób zautomatyzowany (np. przez chatbotabota, który analizując pytanie Klienta, dopasuje odpowiedź na podstawie bazy wiedzy).

Dział obsług Klienta obsługuje zgłoszenia na zasadzie kolejki. Natomiast z bazy wiedzy może równocześnie korzystać nieograniczona ilość Klientów bez konieczności oczekiwania na odpowiedź.

Zewnętrzne bazy wiedzy zmniejszają liczbę zgłoszeń kierowanych do działu obsługi klienta.

Zanim Klient uzyska bezpośredni dostęp do osoby z działu obsługi Klienta, przechodzi przez formularz, w którym precyzuje swój problem, a formularz kieruje go do listy pasujących rozwiązań. Dopiero gdy Klient nie uzyska satysfakcjonującej informacji, to kierowany jest do działu obsługi Klienta.

Klienci mogą samodzielnie rozwiązywać problemy, bez konieczności komunikacji (telefon, email) z działem obsługi Klienta.

Działy obsługi Klientów są czynne w określonych dniach i godzinach. Natomiast baza wiedzy jest dostępna 365 dni w roku i 24 godziny na dobę.

Baza wiedzy pozwala kompleksowo zrozumieć użytkownikom produkt, usługę lub procesy (od tego zależy również czy zostanie Klientem). Najlepszy UX i UI w przypadku rozbudowanych i skomplikowanych systemów nie zastąpi dokumentacji.